案件扫描仪浅谈民事案件案卷的整理与归档
档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称,是档案管理的一项重要内容。档案内容整理,主要包括对档案文件的内容的鉴别,对档案内容的确定。档案实体整理,主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,组成有序的档案整体的工作过程。
档案整理工作的原则:
1.整理档案必须保持文件之间有机的历史联系;
2.整理档案应当充分利用原有的整理基础;
3.整理后的档案必须便于保管和利用。
应对案卷整理与归档工作高度重视,注意积累。做到对庭审形成的材料调整定卷,即在平时积累的基础上,详细检查每一文件材料,进行适当的调整,并且最后确定组合案卷。 卷内文件排列和编号。卷内文件排列是指将每个案卷内的文件用一定的规律和顺序进行系统化排列,保持文件之间的有机联系和条理性,使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后,应给卷内文件编页号,以固定它们的排列顺序,这样就便于统计和保护文件。
拟写案卷标题,也称案卷题名,是对卷内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目,也是以后编制档案工作的主要依据。
编目成卷工作,是指在组合案卷的基础上,对卷内文件进行编目、装订,以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个立卷工作的基本完成。
案卷的编目,是指在卷内文件排列编号的基础上,填写卷内文件目录,备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件,也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订,是为了固定文件之间的排列顺序,保护文件不受损坏和散失,便于保管和利用。
案卷装订的要求是:整齐、牢固,不影响阅读。案卷排列与编号,是指案卷经过编目装订以后,将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号,以固定其顺序,使卷与卷之间保持一定的联系,系统地反映机关的工作话动。
审判业务部门,将处理完毕的文件整理立卷,根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具,并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷定期移交给人民法院档案室集中保存,就是归档。文书案卷的归档,既能保证本机关的档案完整,便于查找利用,又可为党、国家和社会积累档案财富。至此,标志着整个案卷整理归档工作的完结,文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。