book2net书刊扫描仪国家档案管理“数字化”的魅力

“陈旧”、“死板”，一提起档案管理工作，很多人会联想到这些字眼。然而，在河南中烟工业公司，记录历史、留存印迹的档案管理工作已实现数字化。只要轻轻点击鼠标，你想查阅的相关资料就会呈现在眼前。“数字化”、“高效率”是这里的工作特色。
　　初步引入“数字化”
　　随着《数字烟草发展纲要》的出台，2004年，国家烟草专卖局提出了“积极推进档案信息化建设”的要求。这一年，河南中烟工业公司刚刚组建成立，一些重要的档案资料需要科学归档。
　　档案管理工作是功在当代、利在千秋的大事!河南中烟工业公司一开始便把档案管理工作提到了重要位置。为准确、客观地做好各类资料的整理、分类、归档工作，公司快速建立了主管领导挂帅、办公室副主任分管、档案室具体负责、各部门协同的四级档案管理网络，分工明确，责任到人。同时，公司引入了当时烟草企业普遍采用的“目录级档案管理系统”。该系统包括文书、科技、会计、声像、实物档案等多方面的目录管理，可以帮助企业实现计算机检索、统计。
　　“目录级档案管理系统虽然比手工编目的档案管理模式更先进一些，但无法实现文档一体化，查阅档案很不方便。”提起目录级档案管理系统，河南中烟档案室档案管理员宋民颇有感触。目录级档案管理系统启用后，她每天都要忙着往计算机里录入文件目录，工作量大，效率低。
　　2006年11月，河南卷烟工业实现一体化重组，电子文件大量生成，原有的档案管理手段和方式已明显不能适应档案统一化、现代化的需要。运用信息技术手段，提高公司的档案管理水平，势在必行!
　　驶上“数字化”快车道
　　数字烟草的快速发展，促进了河南中烟工业公司档案管理工作的“数字化”进程。
　　2007年年初，河南中烟工业公司已完成公司本部职能中心机房工程建设，全省卷烟工业企业都引入了OA系统(办公自动化系统)，实现了公文远程传输、网上审批等。公司为档案室配置了标准库房，彩色打印机、扫描仪、刻录机、消毒柜等现代办公设备一应俱全。公司还从重庆一家档案管理软件公司引进了一套全新的档案管理软件系统----“文档一体化管理系统”。利用该系统，公司对8家卷烟生产厂生产经营活动中产生的、具有保存和利用价值的电子公文等电子信息，实行了集中采集、归档，统一管理，做到了数据规范、安全保密、充分共享。
　　2008年6月，公司又启动了综合办公管理平台系统，建立了统一的办公自动化平台，开通了短信息服务系统和手机移动办公平台。只要OA系统上传公文，档案管理员的手机便能收到通知办理的短信息。接到短信息提示，档案管理员可以在最短时间内将公文直接从OA系统转入档案文件数据库。
　　“数字化”成效显著
　　新的档案管理软件系统如拂面春风，使河南中烟工业公司档案管理工作出现了很大的变化。
　　如今，河南中烟档案管理人员上班后的第一件事就是打开电脑，登录公司“文档一体化管理系统”，整理公司各类档案资料。宋民笑呵呵地对笔者说：“以前使用目录级档案管理系统时，每份文件归档要录入12个大小不等的项目。现在，我只要输入诸如‘编号’等几个小项目就行了，工作量少了一大半。”
　　手机移动办公平台的开通，为河南中烟档案管理“数字化”增添了羽翼。今年2月16日上午9点59分，公司办公室秘书李珂刚刚把《国家烟草专卖局办公室关于举办烟机零配件网上交易培训班(第二期)的通知》电子文档传到内网上，档案管理员徐玉金的手机上便接到了短信提示。她通过OA系统操作完成“发文流程”后，立即进入“文档一体化管理系统”，完成了该电子文件的归档工作，整个过程不到2分钟。“纸质文件拿来后，我只需对照电子文档编号把它整理归档就行了。”徐玉金介绍说。
　　档案管理“数字化”让档案管理人员工作起来备感轻松，也让查阅资料者感到了前所未有的便捷。今年年初，河南中烟准备申报“全国精神文明单位”。政工部员工付国领为整理申报材料，经常到档案室查阅资料。他发现，只要进入“文档一体化管理系统”，就可调出电子资料，根本不需要翻箱倒柜。付国领惊叹道：“这太方便了。不仅提高了工作效率，而且避免了翻阅实物档案时对档案材料可能造成的损坏。”
　　工作效率提高了，档案管理人员一改过去坐等各部门上报材料的工作方式，开始主动上门搜集信息，整理后主动反馈，并对有价值的档案进行二次编研，为企业的研发、营销、生产和宣传等部门提供信息服务。
　　为查询公开的档案信息提供一站式服务是“文档一体化管理系统”的最大优势。让员工在自己的办公室里就能进行档案查询，则是河南中烟工业公司下一步努力的方向。
　　据了解，“文档一体化管理系统”功能全面启用后，河南中烟工业公司员工均有进入权限，查询者只要在公司内网上向管理员申请授权阅读，获批后，就可以查阅资料。
　　足不出户，充分共享，档案管理“数字化”的魅力可想而知。
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