（一）、档案整理

在档案扫描之前，根据档案保管情况，应首先依照下述步骤对档案进行适当的前期整理，并视需要做出标识，确保后续档案数字化质量。

1、目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等行业标准的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等。如发现错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应及时进行修改。

2、拆除装订

为顺利进行扫描，应先拆除文件中的装订物。拆除装订物时应注意保护档案完好性，避免损害档案原件。

3、页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行修补、裱糊等技术修复工作；对折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

4、档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

（二）、档案扫描

1、扫描方式

①根据档案幅面的大小(如A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪等 设备，例如工程图纸应采用0号图纸扫描仪进行扫描；

②普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；

③纸质过薄、透明纸质文件（如信纸、便签纸）采用平板扫描；

④纸质过厚、照片等档案采用平板扫描；

⑤对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描。

2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）

①页面为黑白两色，字迹清晰、不带图片的档案材料，采选用黑白模式；

②页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（视情况而定）；

③页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

3、分辨率选择  

①采用黑白、灰度模式扫描的文件，其分辨率建议选择为150DPI；

②采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率建议选择为200DPI；

③以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张视情况调整；

④扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；

⑤需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；

⑥粘贴折页与表格的扫描要求：对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪进行扫描，或先部分扫描之后再拼接；如有部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

（三）、图像处理

将扫描后的文档保存为JPG/TIFF/PDF格式，再针对每份影像页面进行处理，以获得*好的图像质量，应确保图像完整、端正、无扭曲、版面无暗影、无干扰信息，主要完成影像深处理，处理细节包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理好的图像保存格式为JPG、TIFF/PDF。

①纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；

②旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等调整；

③去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可识别度的杂质，如去除黑边、多余边、污点，文字中的黑点不用考虑；

④删除空白页：将扫描后页面之间的多余空白页删除；

⑤拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（四）、质检

图像质检工作主要是对已完成图像处理的检查，对不合要求图像须返回上一环节重新处理，出现以下情况应及时处理：

①由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

②对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

③检查图像处理是否得当，有严重问题的应重扫，处理不当的应重新处理；

④检查扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况，如发现问题应视情况进行及时更正处理；

⑤顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；

⑥漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；

⑦多扫：将多扫页面删除；

⑧倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。

（五）、图像存储

图像存储工作中应特别注意图像文件命名规则：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如遇多页文件应使用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。文件的保存格式为TIFF/PDF，图片的保存格式为JPG，保存到指定的路径，便于后期准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。之后再对数字化后的文档进行批量处理，处理完将保存为PDF格式；*后将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。

（六）、目录建库

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。

（七）、数据挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过方天数字档案管理平台软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量且快速挂接。

（八）、双层PDF输出、数据备份

1、双层PDF输出

对验收合格后的文件应进行双层PDF格式输出。PDF格式具有双层结构，即图层和文字层，可以100%保留原始版面效果，又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、全文检索等功能。

2、数据备份

经验收合格的完整数据应及时进行备份。进行一式两份DVD光盘刻录提交到客户单位，著录条目和全文数据向客户单位数据库迁移。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便后期的查找和管理工作，对保密的文件应标明密级。

（九）、数字化成果管理

①前述工作完成后可选用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理；

②应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用；

③纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。